NUESTRO PROYECTO REQUIERE MATERIAS PRIMAS DE CALIDAD

Evaluación y Selección de Proveedores: La tendencia es contar con pocas fuentes de proveedores (socios estratégicos), previamente evaluados y seleccionados de tal manera que el producto o servicio se entregue justo a tiempo y sea de calidad. Bajo este enfoque, las relaciones serán estables y a largo plazo. El cliente, debe ser capaz de especificar claramente, cuales son las características del producto o servicios requeridos.

No hay cultura de evaluar formalmente a los proveedores. Los proveedores tampoco tienen una cultura de calidad y en general no tienen conciencia de la importancia de sus productos en la cadena de valor. Los clientes generalmente buscan a los proveedores que quedan más cerca, que son conocidos, esto en algunos casos resulta una mala práctica.

¿Qué es un proveedor confiable?: Es aquel que logra abastecerme del producto que necesito, en el tiempo requerido y con la calidad y el precio adecuado. El proveedor debe considerarse como un socio estratégico.

Previo a la búsqueda de proveedores, tener muy claro cuáles son los productos que se desean adquirir, de que calidad y en qué cantidad, para que la selección se realice comparando productos de iguales o muy similares características.

Toda organización debería establecer procesos eficaces y eficientes para identificar las fuentes potenciales de materiales y servicios comprados, para desarrollar proveedores o aliados de negociosexistentes, para evaluar su capacidad para suministrar los productos y/o servicios requeridos y, sobre todo, para enfrentar uno de los desafíos más importantes para las empresas: mantener sus procesos bajo control donde intervienen provisiones o servicios de terceros.

IMPORTANCIA DE LOS PROVEEDORES

En el proceso de satisfacer las necesidades de sus clientes, toda organización cuenta con un eslabón claveconformado por el conjunto de proveedores: si ellos fallan en suministrar productos y/o servicios que cumplan con lo requerido (especificaciones técnicas, plazos de entrega, cantidades, etc.) ocasionarán inconvenientes que se verán reflejados en las prestaciones finales al cliente.

Efectivamente, las compras de productos y/o servicios afectan -en mayor o menor medida- la calidad final de la mayoría de organizaciones.

Tal como se ve en la imagen, una organización está ubicada en un entorno al cual pertencen sus proveedores, conformando una cadena de aprovisionamiento que llega hasta el cliente final.

Toda organización requiere de algún producto y/o servicio ajeno para realizar sus actividades, cuya relevancia está ciertamente vinculada con las características de estas actividades: por ejemplo, las compras que realiza un instituto de enseñanza no tienen tanta importancia para la calidad final de sus prestaciones como las que realiza una empresa automotriz que fabrica vehículos a partir de piezas y partes elaboradas por otras compañías.

EVALUACION DE PROVEEDORES - ISO 9001

Con respecto al requisito de ISO 9001:2008 - 7.4 Compras, éste afecta a todas las compras de productos tangibles o servicios, aunque los controles establecidos sobre los proveedores y sus productos deben ser proporcionales a la importancia de sus productos para la calidad final de las prestaciones a los clientes.

De este modo, y volviendo al ejemplo anterior, el procedimiento de gestión de compras para el instituto de enseñanza debería ser sencillo, o incluso ni siquiera documentado. Algo muy diferente sucede en el caso de la empresa automotriz, cuyo proceso de gestión de compras es fundamental para sus actividades.

Para la adecuada gestión de compras es muy importante el proceso de evaluación de proveedores, el cual debería tener en cuenta aspectos tales como:

• Experiencia pertinente

¿Qué es un proveedor confiable?

Posted on: Sábado, Julio 16th, 2016  In: Cultura organizacional, Tornirap

La variedad de producto es una característica vital para considerar que es un proveed confiable. Algunas empresas proveedoras se estancan fácilmente porque el rango de productos que ofrece se queda corto frente a las demandas de su clientela. Puede en principio no parecer evidente y es por eso necesario estudiar cuidadosamente la clientela y el mercado.

Un proveedor de materia prima tiene como objetivo vender su producto a empresas que utilizan estos materiales para realizar proyectos más grandes. Estos proyectos usualmente ven involucrados más problemas y materias primas que a veces están relacionadas y otras no. Es aquí donde se vuelve de vital importancia conocer el tipo de proyectos que los clientes de un proveedor llevan a cabo. Esta información puede brindar oportunidades de expandir el rango de productos y ofrecer una solución más integral que satisfaga de mejor forma las necesidades de una empresa.

“En la variedad está el placer” como dice ese proverbio popular. Pero en este caso no hablamos solo de placer; hablamos de la posibilidad de satisfacer todas las necesidades que pueda tener un cliente. Entre más acertada y amplia es la variedad de los productos, más se podrá abarcar una mayor porción del mercado. Hay que tener en cuenta que muchas veces las aplicaciones son mayores que los productos ofrecidos, es por eso que la combinación de tal materia prima tiene que buscar ser suficiente para suplir estas aplicaciones.

Un proveedor que sabe y conoce estas necesidades es aquel que cuenta con una variedad de productos adecuada para lo que sus clientes buscan, siempre pensando en los proyectos y aplicaciones para los que será usada su materia prima para buscar nuevas soluciones e inventario que ayude a suplir esas necesidades.

Siete características de un proveedor confiable

ColorMakeTips

Contenido Empresarial

2 Comentarios

Son incontables las veces que nos quebramos la cabeza tratando de acertar un proveedor que nos pueda brindar tranquilidad y confianza. Muchas empresas logran tener solo dos o tres proveedores y con ellos manejan a la perfección todo su mercado. Otras pierden la cuenta de los que han tenido y siguen buscando, abultando la lista del ensayo y error. Vamos a mostrarte siete características básicas que debe tener una firma para que califique como confiable y nos presente el menor porcentaje posible de error al momento de decidir entablar una relación comercial.

01.- Fácil acceso y comunicación permanente: Como en toda relación la comunicación es primordial y determinante. Un proveedor que no ofrezca medios de comunicación efectivos y permanentes y que no responda en tiempos prudenciales a nuestras inquietudes deja mucho que desear. Hoy día no hay excusas para no atender y hacerlo no es solo cuando nosotros lo contactamos por cualquier vía, es también que el proveedor se comunique con nosotros sin haberlo solicitado, aunque sea de manera directa o virtual para saludarnos personal o empresarialmente, informarnos de nuevos productos y/o promociones, mejoras en sus servicios, etc. En la actualidad los teléfonos inteligentes, tablets, correos electrónicos, mensajería de texto y páginas web han acabado con las fronteras, las distancias y el trabajo de comunicación manual. Todo medio de contacto es válido y necesario.

02.- Variedad de productos: Dar vueltas buscando productos entre varios proveedores cada vez que vamos a reponer inventarios es pérdida de recursos técnicos, horas hombre y dinero. Hacer eso lo causa la falta de confianza que tenemos en las empresas que nos están surtiendo y de sus mercancías. Si llamamos a varios es porque no tenemos la certeza de poseer un proveedor confiable y saber que siempre nos ofrece la mejor relación precio-calidad. Un proveedor que nos brinde el mayor stock posible de los artículos o materias primas que comercializamos y junto a ello el mejor precio ajustado a la buena calidad, vale oro. Mantenga con el una relación ganar-ganar.

03.- Promociones y descuentos especiales: Mantener promociones eventualmente y ofrecer descuentos en negociaciones especiales siempre es buena señal en un proveedor. Tenga cuidado con aquellos que lo hacen muy seguido o que nunca lo hacen. Un buen administrador no es derrochador y eso aplica también para las empresas, pero tampoco es alguien que no comparte ganancias o no hace inversiones. Cuando un proveedor te ofrece alguna promoción o negociación especial esta confiando en ti y en tu negocio y ha decidido apoyarte sacrificando parte de sus ganancias para compartirlas contigo. Eso lo hace quien esta interesado en establecer una relación de mutuo beneficio. Aprovecha las oportunidades de ganar dinero, pero también la oportunidad de mantener un aliado permanente.

04.- Puntualidad en distribución y entregas: Como norma básica de cortesía y educación, la puntualidad es esencial. Un proveedor que cumpla con sus lapsos de tiempo y compromiso de atención, es definitivamente, alguien que merece tenerlo como parte integral en nuestra organización.

05.- Calidad y garantías: Algo que definitivamente va de la mano con un buen proveedor es el compromiso de garantizar sus productos y el cumplimiento fiel a ese compromiso. Si tu proveedor entiende que es responsable de que en tu empresa no haya clientes descontentos con los productos que vendes, seguramente tendrá un muy buen sistema de reconocimiento de garantías en el menor tiempo posible. Finalmente, tus clientes son sus clientes de manera indirecta. Problemas en algún artículo o materia prima, no necesariamente es sinónimo de mala calidad. Hay múltiples factores que pueden causar fallos en productos y eso también hay que tenerlo en cuenta y de allí surge el concepto de garantía. Cuando una empresa ofrece buena cobertura de garantía te está diciendo “Vendo calidad”. Así que… ¡compra!

06.- Tecnología: En el mundo que vivimos la tecnología es indispensable. Si tu proveedor o prospecto de proveedor no utiliza los medios tecnológicos actuales de servicio y atención o no te habla de maquinarias, equipos y materiales de última generación dentro de su portafolio de productos, piénsalo dos veces antes de invertir con él. Seguramente tu competencia te mirará por el espejo retrovisor.

07.- Respeto por la competencia: Un buen proveedor debe cumplir con muchos requisitos y uno de los más importantes es la ética profesional. Si alguien no respeta a su competencia y se aprovecha de sus fallos o debilidades para sacar ventaja, deja mucho que desear en este sentido y quien no muestra ética hacia un lado, difícilmente la mostrará hacia cualquier otro.

El verdadero significado de encontrar un proveedor confiable.

En cada intercambio, asesoría o consultas con prospectos y clientes, incluso, con algunos colegas, la palabra de orden para comenzar una relación comercial con un proveedor en China es -que sea confiable-......... y siempre aprovecho la oportunidad para hacerles la misma pregunta: ¿qué quieres decir?.

Invariablemente la respuesta es: -que no sea falso-. Pero yo intencionalmente necesito saber más y les vuelvo a preguntar: -¿qué significa que no sea falso?-......y es entonces cuando me comentan que necesitan que el proveedor exista y que su inversión, es decir, el pago por los productos esté garantizada. Necesitan recibir el producto correcto por el pago recibido y no perder el dinero ni ser estafados.

Es cierto, muy cierto, que esa es la base para encontrar proveedores en China. Ese es el instinto de sobre-vivencia que todos tenemos. Necesitamos no ser engañados por un supuesto proveedor. Sin embargo, encontrar un proveedor confiable tiene un significado mucho más profundo si realmente quieres obtener el producto correcto y que tu inversión cumpla tus propósitos.

5 SEÑALES PARA DEFINIR LA CONFIABILIDAD DE UN PROVEEDOR.

Ya comentamos que como principio el proveedor debe existir y debe garantizar que nuestros pagos y productos estén seguros. Pero contrariamente a lo que imaginas esa es la parte más fácil de garantizar.

Si estas en una feria comercial tú mismo puedes verificar al proveedor, puedes intercambiar con él y visitar sus instalaciones. Si estas de recorrido por China con visitar sus instalaciones y sentarte cara a cara das ese paso de confiabilidad que necesitas y si estas localizándolos y contactándolos on-line puedes contratar una auditoria de fabricante. De igual forma, siempre una auditoria de fabricante te sacará de cualquier duda independientemente de la forma en que encontraste al proveedor.

Con ello ya tienes el primer paso ganado. El proveedor existe, es legal, tiene los permisos de exportación y tiene producciones con otros clientes pero debes atender un grupo de señales adicionales que determinan su verdadera confiabilidad y lo bueno del caso es que tendrás conocimientos de ellas antes de decidir tu compra y tu inversión.

• Intercambio de información fluido y abierto.
El primer paso una vez contactado un proveedor es intercambiar informaciones. Más bien, es solicitarle cuanta información necesites del producto, de sus lineas, de sus exportaciones y de las opciones que tiene para cumplir tus requerimientos y especificaciones y recibir abierta y creíble cada respuesta, con rapidez y claridad. No necesitas ser experto para darte cuenta que una información no está fluyendo o se encuentra a medias. Si detectas que las informaciones preliminares no fluyen con el proveedor o no son creíbles, considera remplazarlo. La relación futura con el proveedor y tu producto serán el reflejo de la calidad de las informaciones intercambiadas.

• La cotización lo aclara todo.
Un elemento que debes tener bien presente para calificar al proveedor es la cotización. Las cotizaciones son una fuente oculta de informaciones. Interpretar una buena cotización te deja sin dudas. En ellas tendrás los datos del fabricante que puedes verificar fácilmente, las especificaciones del producto, las condiciones de compra y hasta sus datos bancarios que puedes cruzar con su registro para fortalecer la confianza en él. Recibir cotizaciones vagas, sin formato, incompletas y que te generen dudas en vez de respuestas es una señal para no considerar al proveedor como una opción confiable. La relación futura con el proveedor y tu producto serán el reflejo de la calidad de la cotización.

• La muestra para evaluación es el reflejo de tu producto.
Este es un punto de inflexión o de despegue en la toma de decisiones para trabajar o no con un proveedor. Obtener una muestra del posible producto a fabricar/importar y recibirla correctamente, sin trabas y demoras es determinante. Considera remplazar al proveedor que no preste atención a tu muestra, la envíe con errores o con fallas estructurales y de funcionamiento. Recuerda que la muestra se convertirá en tu producto final.

• Sin dudas con las cuentas bancarias y los pagos.
A la hora de contratar la producción tendrás acceso a los datos bancarios del proveedor. Ya desde la cotización es posible que lo puedas verificar. Cualquier incongruencia que exista, sobre todo con el nombre de la cuenta y la ubicación de su banco, debes aclararlo de inmediato. Si el proveedor se llama Juan y radica en China, su cuenta bancaria no se puede llamar Pedro y su banco estar ubicado en Hawái. Si la respuesta no aclara tus dudas considera de inmediato remplazar al proveedor.

• El proveedor abierto a las inspecciones de producción.
Por último, independientemente que deba estar recogido en el contrato de producción, debes intercambiar con el proveedor su disponibilidad a recibir inspecciones de producción y pre embarque de terceras compañías. De seguro lo aceptará. Las inspecciones forman parte del abc productivo pero si fuera el caso y observas trabas y esquivas en este punto considera remplazar al proveedor. No existen justificaciones racionales para evitar o rechazar las inspecciones.

En resumen.
El verdadero significado de encontrar y trabajar con un proveedor confiable no se limita al hecho de su existencia física y legal sino a la generación de confianza que él debe impregnarte para que tú te decidas por él. Construir la confianza con el proveedor significa construir la seguridad de tu mercancía y para ello debes advertir todos los detalles que te brindan los intercambios de información, las cotizaciones, las muestras de evaluación, sus datos bancarios y su actitud ante la posibilidad de recibir inspecciones de producción.

Cada señal puedes valorarla con más o menos flexibilidad. Todo depende de cómo conozcas al proveedor, cómo llegaste a él, si tienes interacciones previas o no, si lo has podido visitar e intercambiar cara a cara pero donde sí te recomiendo poca flexibilidad es cuando lo localizas on-line y tus relaciones e intercambios con él son solo detrás de un PC. En tal caso cero flexibilidad es una buena opción.

FICHA DE TRABAJO N° 01/10:

MATERIAS PRIMAS E INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROYECTO DE: 

MATERIAS PRIMAS E INSUMOS	PROVEEDORES POSIBLES
	RAZÓN SOCIAL	DIRECCIÓN

FICHA DE TRABAJO N° 02/10:

FICHA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

(ELABORAR UNA FICHA POR CADA PROVEEDOR Y SU PRODUCTO, EL QUE OBTENGA EL MAYOR PUNTAJE DEBE SER EL PROVEEDOR SELECCIONADO)

FICHA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDOR:
PROVEEDOR:		PRODUCTO:
CRITERIO	Evaluación
	Confiable	Medianamente confiable	No confiable
CALIDAD	Calidad por encima de lo que hay en el mercado. (5)	Calidad del mercado. (3)	Calidad por debajo del mercado. (1)
PRECIO	Precio por debajo del mercado. (5)	Precio del mercado. (3)	Precio por encima del mercado. (1)
SERVICIO (CUMPLIMIENTO DE PLAZOS DE ENTREGA)	Siempre cumple en los plazos requeridos. (5)	Algunas veces incumple. (3)	Entrega tardía. (1)
ATENCIÓN (RESPUESTA FRENTE A RECLAMOS)	No hay reclamos, si lo hay atiende inmediatamente. (5)	Soluciona el reclamo pero no en el plazo requerido. (3)	No soluciona el reclamo. (1)
Total

(Marque una X donde corresponda y luego sume el puntaje)

INSTRUMENTO DE AUTOEVALUACIÓN

Desempeño	Habilidad socioemocional a evaluar: ADAPTACIÓN AL CAMBIO
	Dimensión:  Trabajar en ambigüedad
	Siempre	A veces	Nunca	Ejemplo de lo que hice hoy
Disfruto al trabajar en situaciones nuevas o ambiguas, hago preguntas y busco información que puedan ayudarme a encontrar recursos y estrategias que permitan atravesar los retos que plantea la nueva situación.
Nombres y Apellidos:
Fecha:
Grado y Sección:

INSTRUMENTO DE COEVALUACIÓN

Marca una “X” donde corresponda:

Nombre de los integrantes	Habilidad socioemocional a evaluar:  ADAPTACIÓN AL CAMBIO
	Dimensión: Trabajar en ambigüedad
	Desempeño
	En proceso	Intermedio	Avanzado	Sobresaliente
	Trabaja en situaciones nuevas o ambiguas pero requiere impulso/apoyo para evitar evadir la situación.	Trabaja en situaciones nuevas o ambiguas, pero requiere algún motivador externo para permanecer en la ambigüedad.	Disfruta el trabajo en situaciones nuevas o ambiguas, con soporte logra incorporar recursos y estrategias para atravesar los retos que plantea la nueva situación.	Disfruta de trabajar en situaciones nuevas o ambiguas, hace preguntas y busca información que puedan ayudar a encontrar recursos y estrategias que permitan atravesar los retos que plantea la nueva situación.
Nombre y Apellidos del estudiante que evaluó:
Fecha:
Grado y Sección:

ACTIVIDAD:

1. Investigar sobre  Evaluación y Selección de Proveedores

2. ¿Qué es un proveedor confiable?

3. Realiza un listado de todos los insumos o materias primas que se requieran con sus posibles proveedores.

4. Establecer una ficha de evaluación por cada proveedor. Ficha de Trabajo N° 02/10: Ficha de Evaluación de Proveedores